Tietosuojaseloste

KUVAUS JÄSEN- JA MAKSATUSREKISTERIN MUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ ERITYISKOULUTETTUJEN TYÖTTÖMYYSKASSA ERKOSSA

Rekisterinpitäjä

Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erko
Y-tunnus: 0568680-6

Asemamiehenkatu 2
00520 Helsinki

Puh. (09) 7206 4343
erityiskoulutettujen.tk(at)erko.fi

Tietosuojavastaava

Arto Pirinen

tietosuojavastaava(at)erko.fi

Rekisterin nimi

Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erkon jäsen- ja maksatusrekisteri

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679
6 artiklan 1 c) kohtaan. Velvoite perustuu työttömyyskassalain (24.8.1984/603) 1§:ään.

Henkilörekisteritietoja käytetään kulloinkin voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvien työttömyyskassan toimeenpanemien etuuksien kuten työttömyysturvalaissa (1290/2002) tarkoitetun ansioturvan ja vuorotteluvapaalaissa (1305/2002) tarkoitetun vuorottelukorvauksen järjestämiseen työttömyyskassan jäsenille sekä työttömyyskassan jäsenten palveluun jäsenyyttä ja etuuksia koskevissa asioissa.

Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erko (kassa) ei pysty toimeenpanemaan kassan käsittelemien etuuksien maksamista ellei rekisteröity toimita käsittelylle tarpeellisia tietoja.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä sekä tietolähteistä niiltä osin, kun tietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä

Rekisterin sisältö:
Kassa kerää vain tietoja, joita tarvitaan jäsenen etuushakemusten käsittelyssä. Näitä tietoja ovat:

Henkilötiedot

  • Sukunimi, etunimet
  • Henkilötunnus
  • Mahdollinen edellinen henkilötunnus
  • Kieli
  • Postitusosoite, postinumero
  • Maan tunnus
  • Puhelinnumerot
  • Sähköpostiosoite

Pankkiyhteys ja jäsentiedot

  • Jäsenlaji
  • Kassan liittymispäivä
  • Kassasta eropäivä, erosyy
  • Pankkitili
  • Edellinen työttömyyskassa
  • Edellisen kassan eropäivä, eroamissyy

Muut tiedot

  • Jäsenen TE-toimiston nimi ja numero, lausuntokoodi sekä lausunnon lisätekstikenttä
  • Vapaakenttä mahdollisille lisätiedoille
  • Tieto mahdollisesta valtakirjasta
  • Lupa sähköisten kirjeiden- ja internetpalvelun käyttöö

Etuuteen ja maksatukseen vaikuttavat tiedot

  • Päivärahan perusteena oleva palkka ja päivärahan suuruus.
  • Jäsenen saamat palkkatulot, sovittelujakso ja päivärahan määrään vaikuttavat sosiaalietuudet.
  • Jäsenen lasten syntymäajat.
  • Kassa on velvollinen tilittämään tietyt perinnät kassan maksamista etuuksista (esim. ulosotot ja Kansaneläkelaitoksen (Kela) perinnät).
  • Enimmäisaikalaskurit ja niiden päivien kertyminen.
  • Maksetut etuudet ja annetut päätökset kertyvät rekisteriin, jossa tieto myös rahoitusosuuksista.
  • Vuosikumulaatiotiedot.
  • Työssäoloehdon seuranta ja siihen liittyvät palkkatiedot kertyvät rekisteriin.
  • Rekisterissä on tiedot, jos kassa perii tai on perinyt etuutta takaisin sekä sen määrästä.
  • Mikäli kassan jäsen on valittanut saamastaan päätöksestä, tehdään tästä merkintä rekisteriin.
  • Jäsenen asiakirjat kerätään rekisteriin. Asiakirjat voivat olla jäsenen itsensä toimittamia tai muun ulkopuolisen tahon toimittamia asiakirjoja (esim. työnantaja, Kela).
  • Puhelinpalvelusta rekisteriin kerätään soittoaika, puhelun kesto ja puhelun hoitaneen käsittelijän tunnus. Puhelinpalvelunumeroon soitetut puhelut myös tallennetaan.
  • Jäsenet voivat ottaa yhteyttä ja muuttaa yhteistietojaan sähköisen palvelun kautta. Yhteydenotot ja yhteystietojen muutoksen tallentuvat rekisteriin. Myös kassan jäsenilleen lähettämät kirjeet kertyvät rekisteriin.

Tilanteet joissa tietoja kerätään muilta kuin rekisteröidyiltä

  • Jäsenyystiedot jäsenrekisteristä ja jäsenen omista ilmoituksista.
  • TE-toimisto toimittaa kassalle jäseniä koskevat työvoimapoliittiset lausunnot.
  • Ennakonpidätystiedot verottajalta kerran vuodessa.
  • Kelan päätöstietoja.

Tietolähteet

Rekisteriin saadaan tietoja säännönmukaisesti jäsenen toimittamasta jäsen- ja etuushakemuksesta sekä työttömyysturvalain (1290/2002) 13 luku 1§:ssä mainituilta viranomaisilta.

  • Valtion ja kunnan viranomaiselta sekä muulta julkisoikeudelliselta yhteisöltä;
  • Eläketurvakeskukselta, eläke- ja vakuutuslaitokselta sekä eläkesäätiöltä;
  • Työnantajalta, toimeksiantajalta tai muulta työn teettäjältä, työttömyyskassalta, työpaikkakassalta sekä julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetussa laissa tarkoitetulta koulutuspalvelujen tuottajalta ja muulta oppilaitokselta; taikka
    muulta työllistymistä edistävän palvelun järjestäjältä.
  • Työvoimaviranomaiselta työttömyysturvalain 1 luvun 4 §:n 3 momentissa tarkoitettu työvoimapoliittinen lausunto;
  • Rangaistuslaitokselta tiedot rangaistuksen alkamisesta ja päättymisestä; rangaistuslaitoksen on annettava tiedot välittömästi, kun henkilö otetaan rangaistuslaitokseen.
  • Kelan on ilmoitettava asianomaiselle työttömyyskassalle, jos ansioon suhteutetun päivärahan saajalle tai tämän puolisolle myönnetään lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta annetun lain mukainen kotihoidon tuki.
  • Kelalla ja työttömyyskassalla on oikeus salassapitosäännösten ja muiden tietojen saantia koskevien rajoitusten estämättä saada Verohallinnolta maksutta työttömyysetuuksien väärinkäytösten selvittämiseksi tarpeelliset tiedot työttömyysetuuksien saajien tuloista.

Henkilötietojen käsittelijät sopimussuhteen perusteella

Henkilötietojen käsittelijöinä alihankintaan liittyvän sopimussuhteeseen perustuen toimivat seuraavat tahot:

Tietojärjestelmien ja palveluiden toimittajat:

  • Digia
  • CGI
  • Koodata
  • Provad
  • Evertech

Jäsenrekisterin ylläpitäjinä niiden jäsenten osalta, jotka ovat myös kyseisen liiton jäseniä:

  • Agronomiliitto
  • Akavan Erityisalat ry
  • Akavan sairaanhoitajat ja Taja ry
  • Diakoniatyöntekijöiden Liitto ry
  • Kasvatuksen ja nuorisotyön asiantuntijat KNT ry
  • Kirkon akateemiset – Kyrkans akademiker AKI r.y.
  • Luonnon-, ympäristö ja metsätietelijöiden liitto Loimu ry
  • Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry
  • Suomen Farmasialiitto
  • Suomen Lentoemäntä- ja Stuerttiyhdistys (SLSY)
  • Suomen Puheterapeuttiliitto ry
  • Suomen Toimintaterapialiitto
  • Suomen Työterveyshoitajaliitto
  • Upseeriliitto
  • Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Tietoja luovutetaan työttömyysturvalain 13 luvussa säädetyissä tilanteissa niille viranomaisilla, joilla on oikeus saada tietoja.

Salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä työttömyyskassalla on oikeus luovuttaa tehtävässään haltuunsa saamiaan tietoja työvoimaviranomaiselle työttömyysetuuden saamisen työvoimapoliittisiin edellytyksiin vaikuttavista seikoista.

Salassapitosäännösten estämättä voidaan tietoja luovuttaa edelleen asianomaiselle viranomaiselle rikkomusten ja rikosten selvittämistä ja syytteeseenpanoa varten.

Tietoja luovutetaan myös Finanssivalvonnalle työttömyyskassalain 13 luvun mukaisesti.

Tietoja pääsevät käsittelemään rajoitetusti myös edellisessä kohdassa mainitut käsittelijät sopimussuhteen velvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat

Tietojen säilytysajat määritetään kulloinkin voimassa olevien lakien pohjalta ja käsittelyn tarkoitus ja tarve huomioiden. Tietojen säilytysajat on kuvattu kassan sisäisessä arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Kaikki kassan työntekijät antavat kirjallisen vaitiolositoumuksen ja rekisterin tietoja käyttävät vain tietoja työtehtävissään tarvitsevat työntekijät erikseen myönnettyjen käyttöoikeuksien mukaisesti. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.

Tietojärjestelmät, joissa tieto säilytetään, on teknisesti suojattu ja ne sijaitsevat lukitussa ja hyvin valvotussa tilassa.

Tietoverkko on suojattu palomuureilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

Järjestelmät on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, käytöstä tallentuu lokitiedostot ja niiden perusteella valvotaan tietojen käyttöä.

Alihankkijoina toimivien käsittelijöiden kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa velvoitetaan suojaamaan tiedot asianmukaisesti riskejä vastaavalla tavalla.

Artikla 15:n mukainen rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa omat tietonsa. Rekisteröity voi tarkistaa omia tietojaan suoraan Erkon verkkoasioinnista, osoitteesta https://netta.erko.fi

Muuten käsiteltävien henkilötietojen osalta tarkastuspyyntö voidaan tehdä lähettämällä sähköposti osoitteeseen tietosuojavastaava@erko.fi, josta lähetetään lisäohjeet. Pyynnön tulee olla riittävän yksilöity. Tarkastus on maksuton kerran vuodessa.

Artikla 16, 17, 18 ja 20:n mukaiset oikeudet tietojen oikaisemiseen, poistamiseen, käsittelyn rajoitukseen ja oikeus siirtää järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Omia tietoja voi oikaista Erkon verkkoasioinnissa https://netta.erko.fi tai sähköpostilla tietosuojavastaava@erko.fi

  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojaan poistettaviksi Artiklan 17 mukaisesti. Tätä oikeutta rajaavat Artiklan 17 kuvaamat tilanteet, joissa poisto-oikeutta ei ole, kuten Kassan lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietyt tiedot tietyn määräajan.
  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista Artiklan 18 mukaisesti
  • Rekisteröidyillä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen Artiklan 20 kuvaamalla tavalla ja tilanteissa. Kassalla on käytössä kassojen kesken yhdessä sovittu menetelmä, jolla jäsenyys saadaan siirrettyä yksinkertaisesti kassasta toiseen.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

  • Jos käsittely tapahtuu Artikla 6 mukaisen suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa 7 Artiklan 3 kohdan perusteella. Lähtökohtaisesti kassa ei käsittele henkilötietoja suostumuksen perusteella, joten tämä ei tule kysymykseen.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Artikla 77 kuvaamalla tavalla, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.